Versicherungsmakler erhalten täglich eine Vielzahl geschäftskritischer E-Mails von Versicherungsunternehmen – darunter Schadenmeldungen, Bearbeitungsupdates, Auszahlungsbestätigungen, Anträge für neue Versicherungen, Vertragsabschlüsse, Kündigungen und Zulassungsscheine. Diese E-Mails müssen korrekt archiviert, den richtigen Kunden zugeordnet und mit relevanten Details versehen werden.
Bislang war dieser Prozess mit hohem manuellem Aufwand verbunden: E-Mails mussten gelesen, extrahierte Informationen überprüft und anschließend strukturiert abgelegt werden. Die zeitintensive Bearbeitung lenkte die Mitarbeiter von wertschöpfenden Aufgaben ab und belastete den administrativen Betrieb erheblich.
Effizienzsteigerung durch intelligente Automatisierung
Unsere Lösung automatisiert diesen Prozess vollständig und ermöglicht eine fehlerfreie, strukturierte Ablage aller relevanten E-Mails. Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:
Eingang einer E-Mail: Eine automatisierte Nachricht eines Versicherungsunternehmens trifft im Postfach des Maklers ein.
Inhaltsanalyse & Datenerfassung: Eine Serverapplikation analysiert die E-Mail und deren Anhänge. Mithilfe von OCR-Technologie werden Texte aus PDF-Dokumenten extrahiert und spezifische Informationen – wie KFZ-Kennzeichen oder Schadennummern – automatisch erfasst.
Korrekte Zuordnung & Ablage: Basierend auf den extrahierten Daten wird die E-Mail automatisch dem richtigen Kundenordner zugewiesen und inkl. relevanter Metadaten gespeichert.
Intelligente Fehlererkennung: Falls eine E-Mail aufgrund von Mehrdeutigkeiten oder unklaren Daten nicht eindeutig zugeordnet werden kann, wird sie in ein spezielles Postfach zur manuellen Bearbeitung verschoben.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Der eigentliche Mehrwert dieser Lösung liegt nicht nur in der verbesserten Übersicht für den Makler, sondern vor allem darin, dass Mitarbeiter sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Statt sich mit zeitraubender E-Mail-Ablage zu beschäftigen, bleibt mehr Zeit für persönliche Kundenberatung und andere wertschöpfende Tätigkeiten.
Dank der Automatisierung wird die manuelle Ablage von E-Mails nahezu eliminiert, Fehler werden reduziert und die Nachverfolgbarkeit aller Geschäftsvorgänge verbessert.