Unser Team hat die ersten 1 ½ Jahre nach der Gründung vollkommen remote gearbeitet. Dadurch haben wir die virtuelle Zusammenarbeit stetig weiter optimiert. In dieser Serie stellen wir euch unsere Tools vor: Vielleicht kann das ein oder andere Tool auch euren Alltag erleichtern.
Der Speicher in den Wolken
Da wir in der Agentur Google Workspace nutzen, verwenden wir Google Drive als Cloud-Speicher. Dank diesem haben wir stets sämtliche Dateien zentral an einem Platz gespeichert, ohne Gefahr zu laufen, Versionskonflikte zu erzeugen. Durch den Versionsverlauf ist es außerdem möglich, ältere Dateiversionen einer Datei wiederherzustellen, sollte doch mal etwas schiefgehen.
Mit Hilfe Google Drive for Desktop stehen sämtliche Dateien auf unseren Desktop Geräten bereit, ohne dabei lokalen Speicherplatz zu verbrauchen.
Für jedes Department in der Agentur haben wir dabei eine sogenannte geteilte Ablage eingerichtet. Diese geteilten Ablagen bieten eine leichte Rechteverwaltung: Es lässt sich granular festlegen, welcher User auf welche Ablage zugreifen kann.
Ordnung im Kreativ-Bizzz
Innerhalb der geteilten Ablage „Projekte“, wird bspw. zu Beginn eines Projektes für jede/n Kund_in ein eigener Ordner angelegt. Jeder dieser Ordner besteht dabei unter anderem aus den folgenden Subordnern:
Subordner „Admin“ ... In diesem werden die Rechnungen, Angebote etc. des Projekts abgelegt.
Subordner "Material von [Kund_in]" ... In diesem werden Dateien abgelegt, welche wir von dem/der Kund_in erhalten, damit wir darüber Übersicht behalten.
Subordner "Bereitstellung" ... In diesem werden sämtliche Dateien und Exporte gespeichert, welche wir dem/der Kund_in für Feedbackschleifen, finale Übergaben etc. gesendet haben. So können wir schnell darauf zugreifen, wenn wir diese erneut benötigen. Auch relevant ist dieser Ordner, da wir so genau wissen, welche Dateien wir dem/der Kund_in in welcher Version übermittelt haben.
Zusätzlich hierzu wird je ein Ordner für die Leistungen des Projekts angelegt (z.B. „Branding“, „Logo", „Website“), in welcher sich sämtliche Dateien befinden, die wir für die Umsetzung des Projekts benötigen.
Ist ein Projekt abgeschlossen, so wird der gesamte Projektordner in die geteilte Ablage „Archiv“ verschoben, um in unserer geteilten Ablage „Projekte“ eine übersichtliche Datenstruktur beizubehalten und sich ausschließlich die Ordner darin befinden, welche wir bei aktuellen Projekten benötigen.
Weitere Infos findet ihr auf der Website von Google Workspace.
Gibt es Fragen zu diesem Tool oder wollt ihr wissen, wie ihr euer virtuelles Büro noch effizienter gestalten könnt? Dann meldet euch einfach bei uns.
